Datenschutzerklärung

1) Grundsätzliches

Die ORSOFT GmbH (ORSOFT), ein Tochterunternehmen der OR Soft Jänicke GmbH, nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und hält sich bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stets an die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere beachtet sie die jeweils aktuellen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung Ihrer Daten durch ORSOFT, insbesondere der personenbezogenen Daten. Die Erklärung gilt auch für alle verbundenen Unternehmen von ORSOFT.

2) Verantwortliche Stelle

ORSOFT GmbH
Martin-Luther-Ring 13
04109 Leipzig
Telefon: +49 (0)341 230 89 00

 

Geschäftsführer

Dr. Winfried Jänicke
Hartmut Friedrich
Dr. Wilmar Mögling
Dr. Dirk Schmalzried
Amtsgericht Leipzig HRB 28318

3) Quellen der Datenerhebung

ORSOFT ist stets bemüht, so wenig Daten wie möglich von Ihnen zu erheben. Die bloße informatorische Nutzung des Internetangebotes von ORSOFT ist grundsätzlich ohne die Angabe von personenbezogenen Daten möglich. Erfasst werden hier allgemeine Informationen, die der Betriebssicherheit der Website von ORSOFT dienen (siehe hierzu Punkt 9). Personenbezogene Daten werden ausschließlich in dem Umfang erfragt, verarbeitet und genutzt, in dem es erforderlich ist, um den unter Punkt 5 genannten Zwecken zu entsprechen.

Verarbeitet werden deshalb personenbezogene Daten, die ORSOFT im Vorfeld oder im Zuge einer Geschäftsbeziehung zu einem Unternehmen erhält, dessen Ansprechpartner bzw. gesetzlicher Vertreter Sie sind. Zudem werden personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie per E-Mail oder durch Nutzung des elektronischen Kontaktformulars auf ORSOFT zukommen. In Einzelfällen verarbeitet ORSOFT personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. networking platforms) auf rechtlich zulässige Weise erhoben wurden und die ORSOFT verarbeiten darf.

4) Welche Daten ORSOFT verarbeitet

ORSOFT verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten, falls Sie diese ORSOFT zur Verfügung stellen: Stamm- und geschäftliche Kommunikationsdaten (Anrede, Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Name des Unternehmens, Tätigkeitsbezeichnung, geschäftliche Anschrift). Des Weiteren erhebt und verarbeitet ORSOFT allgemeine Informationen im Sinne von Punkt 9 dieser Erklärung.

5) Zwecke der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ORSOFT erfolgt übereinstimmend mit den Erfordernissen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Anpassungsvorschriften im Datenschutz-Anpassungs- und –Umsetzungsgesetz EU (kurz: BDSG-neu). ORSOFT erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu nachfolgenden Zwecken und unter der Voraussetzung, dass mindestens eine der unter Punkt 5 a) bis d) genannten Bedingungen erfüllt ist.

a) Datenverarbeitung zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

ORSOFT verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um entsprechend Ihrer (z. B. per E-Mail oder Telefon erfolgten) Anfrage vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen und Ihnen Ihren Anforderungen entsprechende Informationen bereit zu stellen. Daneben werden Daten verarbeitet, um der vertraglichen Verpflichtung zur Erbringung von Leistungen zu entsprechen. Beispiel:

  • Ermöglichung und Abrechnung der Inanspruchnahme von zahlungspflichtigen Diensten von ORSOFT (etwa im Falle einer Registrierung für eine Veranstaltung von ORSOFT)

b) Datenverarbeitung aufgrund von Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Sofern erforderlich, verarbeitet ORSOFT Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen von ORSOFT, soweit keine im Einzelfalle zu berücksichtigenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten von Ihnen entgegenstehen. Beispiele:

  • Bereitstellung von ORSOFT-Diensten, inkl. u.a. Bedarfsanalysen und Beratung, zur Erfüllung eines Vertrages mit einem Kunden, dessen Ansprechpartner bzw. gesetzlicher Vertreter Sie sind
  • Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere Verbesserung der Funktionalität der Website
  • Bereitstellung von Informationen zu ORSOFT sowie zu aktuellen eigenen (unter Umständen im Vergleich zu bereits gekauften Leistungen ähnlichen) Produkten und Dienstleistungen und ausgesuchten eigenen Fachtagungen, sofern dies (datenschutz- und wettbewerbs-) rechtlich ohne Ihre Einwilligung möglich ist (z. B. im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG) und Sie der Nutzung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung nicht widersprochen haben
  • Gewinnung neuer Kunden
  • Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb der Unternehmensgruppe, soweit es ohne Ihre Einwilligung rechtlich möglich ist; insbesondere für interne Verwaltungszwecke
  • Geltendmachung von (zivil-)rechtlichen Ansprüchen und Verteidigung in rechtlichen Angelegenheiten
  • Verhinderung von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit, insbesondere Straftaten

c) Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Erfüllung im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Ungeachtet des ursprünglichen Zweckes der Erhebung, ist ORSOFT unter Umständen gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Daten zu verarbeiten bzw. kann die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich sein. Beispiele:

  • Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs-, Kontroll- und Meldepflichten

d) Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Sofern keine andere gesetzliche Grundlage vorliegt, holt ORSOFT stets Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für einzelne, festgelegte Zwecke ein. Beispiele:

  • Abwicklung Ihrer Anfrage bei Nutzung des Kontaktformulars auf der Website von ORSOFT
  • Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung, sofern hierfür eine Einwilligung von Gesetzes wegen erforderlich ist
  • (einwilligungsbedürftige) Weitergabe von Daten innerhalb der Unternehmensgruppe

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

6) Pflicht zur Bereitstellung der Daten und etwaige Folgen der Nichtbereitstellung

Im Rahmen einer vertraglichen Beziehung Ihres Unternehmens mit ORSOFT müssen Sie gegebenenfalls die unter Punkt 4 benannten personenbezogenen Daten (mit Ausnahme der allgemeinen Informationen) bereitstellen, sofern diese für die Begründung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung bzw. der entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen oder für die Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen notwendig sein sollten.

Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass ORSOFT die von Ihnen gewünschten Informationen und Inhalte bzw. die von Ihnen angefragten Leistungen nicht bereitstellen kann.

7) Empfänger und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten/Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine Internationale Organisation

Bei ORSOFT und innerhalb der Unternehmensgruppe erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Durchführung der (gegebenenfalls vor-) vertraglichen Beziehung zwischen ORSOFT und Ihrem Unternehmen benötigen (insbesondere zu Ihrer Beratung und Betreuung zu verschiedensten Aspekten betrieblicher Software, des Supply Chain Managements, der Stammdatenpflege sowie der Krankenhausplanung). Insbesondere zu internen Verwaltungszwecken werden Ihre Daten auch innerhalb der Unternehmensgruppe übermittelt. Sofern von Gesetzes wegen erfordert, wird hierfür gesondert Ihre Einwilligung eingeholt.

Durch ORSOFT eingesetzte Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO erhalten Ihre Daten ausschließlich zur Auftragsverarbeitung zu den unter Punkt 5 genannten Zwecken. Die von ORSOFT in Anspruch genommenen Dienstleister werden verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten gemäß den aktuell geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere im Einklang mit der DSGVO, zu behandeln.

Weitere Empfänger erhalten Ihre Daten nur, sofern die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist bzw. ORSOFT aufgrund behördlicher und/oder gerichtlicher Anordnung hierzu verpflichtet wird, Sie gesondert eingewilligt haben oder ORSOFT zur Übermittlung auch ohne Ihre Einwilligung befugt ist.

Eine aktive Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des EWR oder an eine Internationale Organisation findet nicht statt.

8) Kriterien für die Festsetzung der Dauer der Datenspeicherung

ORSOFT hält sich an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. ORSOFT speichert Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der benannten Zwecke erforderlich ist (etwa für die Abwicklung einer Geschäftsbeziehung und/oder zur Wahrung des berechtigten Interesses von ORSOFT) bzw. wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (u.a. nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung) vorsehen. Insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bilden letzten Endes das maßgebliche Kriterium für die Dauer der Speicherung Ihrer Daten.

Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes der Verarbeitung bzw. nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder, erforderlichenfalls, zunächst vorübergehend gesperrt. Daneben löscht ORSOFT Ihre Daten unverzüglich im Falle eines entsprechenden Widerspruches nach Art. 21  DSGVO, sofern keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen und/oder ORSOFT nicht gesetzlich zur Archivierung Ihrer Daten verpflichtet ist.

Durch die Website erfasste allgemeine Informationen im Sinne von Punkt 9 werden mit dem Ablauf von 14 Tagen routinemäßig gelöscht.

9) Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch der Website von ORSOFT

Wenn Sie auf die ORSOFT-Websites zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst, die zur Anzeige der Website technisch erforderlich sind. Diese Informationen beinhalten die Art des verwendeten Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Referrer URL (zuvor besuchte Seite), IP-Adresse des zugreifenden Rechners. Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Derart erhobene Informationen werden durch ORSOFT ausschließlich statistisch ausgewertet; eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Daten werden darüber hinaus nicht anderweitig verwendet oder an Dritte übermittelt. Sie werden mit dem Ablauf von 14 Tagen routinemäßig gelöscht.

10) Einsatz von Cookies

ORSOFT nutzt eigene wenige Session-Cookies. Das sind kleine Textdateien, die auf dem von Ihnen verwendeten Gerät gespeichert werden und die es unter anderem möglich machen, den Besuch einer Webseite komfortabler oder sicherer zu gestalten.

Die Gültigkeit der Cookies ist auf die Dauer Ihres Besuches auf der Website beschränkt. Sie werden beim Beenden des Browsers automatisch gelöscht. Es erfolgt keine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten. Durch die Cookies werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Wenn Sie die den Einsatz von Cookies nicht wünschen, können Sie die Annahme von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität von Webseiten eingeschränkt oder sogar aufgehoben sein kann, wenn Cookies nicht erlaubt sind.

11) Datensicherheit

ORSOFT setzt technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, um Ihre ORSOFT zur Verfügung gestellten Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen von ORSOFT werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Nichtsdestotrotz kann ORSOFT keine vollkommene Sicherheit der Datenübertragung im Internet gewährleisten. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher nicht möglich und kann durch ORSOFT nicht garantiert werden.

12) Ihre Rechte

Als betroffene Person im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO haben Sie nach Art. 15 DSGVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei ORSOFT gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO. In Bezug auf das Auskunfts- und Löschungsrecht sei auf die geltenden Einschränkungen gem. §§ 34 und 35 BDSG-neu verwiesen. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO und das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu zu. Die zuständige Behörde von ORSOFT ist grundsätzlich Der Sächsische Datenschutzbeauftragte.

Sie haben ferner gem. Art. 21 DSGVO ein Recht auf Widerspruch. Sollte die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Einwilligung beruhen, so können Sie diese gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit per Mitteilung an ORSOFT mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.


Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO

Erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten jederzeit Widerspruch einzulegen.

Im Falle Ihres Widerspruches, wird ORSOFT Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, vorausgesetzt, ORSOFT kann keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen und sofern die Verarbeitung nicht der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Widerspruchsrecht gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung

Sofern ORSOFT Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Machen Sie von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch, wird ORSOFT Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten.

Ihr Widerspruch kann formfrei, vorzugsweise schriftlich per E-Mail an datenschutz@orsoft.de oder per Post an ORSOFT GmbH, Martin-Luther-Ring 13, 04109 Leipzig, erfolgen.


13) Datenschutzbeauftragter

Sollten Sie Fragen und Anregungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch ORSOFT haben, sind ORSOFT diese sehr willkommen. In diesem Fall wenden Sie sich direkt an den zuständigen Datenschutzbeauftragten, der auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anträgen oder Beschwerden zur Verfügung steht.

Postalisch:
ORSOFT GmbH
Datenschutzbeauftragter
Martin-Luther-Ring 13
04109 Leipzig

Per E-Mail:
datenschutz@orsoft.de

Per Fax:
+49 (0)341 230 89 01

14) Änderungen der Datenschutzerklärung

ORSOFT behält sich vor, diese Datenschutzerklärung im Verlauf ihres Bestehens zu modifizieren, insbesondere um sie an die aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen von Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für den erneuten Besuch der Website gilt dementsprechend die neue Datenschutzerklärung. Über eine Veränderung des Zwecks der Datenverarbeitung werden Sie, sollte diese Änderung nicht durch Gesetz erforderlich oder ohne Ihre Einwilligung nach geltendem Recht erlaubt sein, vor Änderung dieser Datenschutzbestimmungen gesondert informiert. Erforderlichenfalls holt ORSOFT Ihre Einwilligung ein.

Stand: Mai 2018