Vielfältiges Rollenkonzept

Das Nutzermanagement der Software ORSOFT Master Data Workflow bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Nutzer und ihre Berechtigungen im System zu verwalten. Es ist möglich Nutzergruppen zu definieren. Rollen können sowohl Einzelnutzern, als auch Nutzergruppen zugewiesen werden. Für einen Bearbeitungsschritt kann sowohl ein Nutzer als auch eine ganze Nutzergruppe verantwortlich sein. Durch geschicktes Nutzermanagement ist es möglich, jeden Dialog individuell mit bestimmten Stammdatenerfassern zu verknüpfen. Während das ORSOFT MDW Nutzermanagement alle Prozesse und Abläufe innerhalb des eigenen Systems regelt, wird bei einer Synchronisierung mit SAP ERP / SAP S/4HANA zusätzlich dazu noch das SAP Berechtigungskonzept berücksichtigt, so dass nur Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung in SAP ERP / SAP S/4HANA selbst auch eine Datensynchronisation durchführen können.

Stammdatenmanager vs. Sachbearbeiter

Bei der Arbeitsprozessmodellierung werden unterschiedliche Aufgabenprofile herausgearbeitet. Je nach Anforderung unterscheiden sich auch die Rollen innerhalb von ORSOFT MDW. Einem Workflow Manager steht dabei ein umfangreiches Funktionsportfolio zur Verfügung. Neue Workflows können von ihm initiiert und vorhandene überwacht werden. Workflow-Stati können eingesehen, Termine geprüft und Verspätungen nachverfolgt werden.

[Arbeitsplatz eines Stammdatenverantwortlichen] Arbeitsplatz eines Stammdatenverantwortlichen

Im Gegensatz dazu verfügt der Sachbearbeiter oft nur über eine einfache Nutzeroberfläche, die ein schnelles Finden und eine effiziente Bearbeitung von Aufgaben mit möglichst wenigen Fehlermöglichkeiten fördert. Hierfür stehen dem Nutzer die Anzeige des Arbeitsvorrats im oberen Bereich des folgenden Bildes und ein Dialogbereich zur Bearbeitung der Daten im unteren Bereich zur Verfügung.

[Aufgabenvorrat und Arbeitsbereich eines Sachbearbeiters] Aufgabenvorrat und Arbeitsbereich eines Sachbearbeiters

Weitere Rollen

Neben der reinen Bearbeitung der Daten in Workflows stehen für die Systemmodellierung und Auswertung weitere Sichten bereit. Beispielhaft sollen hier die Rollen für „Konfiguration“ und für „Reporting“ genannt werden.

Dem Konfigurator stehen alle Möglichkeiten zur Gestaltung von Workflowtemplates und Dialogen zur Verfügung. Entsprechend umfangreich ist das Systemwissen, das für eine solche Tätigkeit erforderlich ist. Auf Wunsch können Konfigurationsaufgaben gern auch von ORSOFT Beratern durchgeführt werden.

[Rolle Konfigurator] Rolle Konfigurator

Im Reporting können aktuelle und auch abgeschlossene Workflows analysiert werden. Dabei können Kennzahlen wie die Durchlaufzeiten von Workflows und Schritten analysiert werden, um Hinweise für Prozessverbesserungen geben zu können. Bei entsprechender Archivierung in geeigneter Form ist natürlich auch jede andere Art von Auswertung auf Basis archivierter Workflowdaten möglich.

[Rolle Reporting] Rolle Reporting

Aufgabenbereiche abgrenzen

Bei großen Nutzergruppen kann es erforderlich sein, dass die Zuordnung von Workflowschritten nicht pauschal zu einer ganzen Nutzergruppe erfolgt, sondern dass nur Nutzer mit bestimmten Eigenschaften in der Gruppe diese Schritte in ihrem Arbeitsvorrat finden. Deshalb können zusätzlich zu den Nutzergruppen weitere Verteilungskriterien definiert und einzelnen Anwendern zugeordnet werden. Auf diese Weise kann man z.B. erreichen, dass jeder Nutzer in einer Gruppe nur für die Pflege eines Teils des Produktportfolios zuständig ist, ohne dass die Gruppe feiner aufgegliedert werden muss.

Ein weiteres Werkzeug zur Abgrenzung von Nutzern und ihrer Aufgaben sind die Sicherheitskriterien. Hier ist es möglich, einem Nutzer auf technischer Ebene Aufgaben zuzuordnen und gleichzeitig durch Prüfung bestimmter Eigenschaften eine Pflege der Daten zu erlauben bzw. zu entziehen. Ein Workflow-Schritt kann so zwar einem Mitarbeiter zugeordnet werden, während gleichzeitig die Berechtigung zur Pflege der Daten eingeschränkt sein kann. So kann ein Nutzer z.B. zwar die Daten aller Werke sehen, kann aber nur die Daten der ihm zugeordneten Werke auch pflegen.