Kontrolliertes Prozessmanagement

Überwachung

Ein wesentliches Ziel der ORSOFT MDW-Lösung ist es, volle Transparenz über den Stammdatenerstellungsprozess herzustellen. Einem Prozessverantwortlichem ist dabei die Rolle des Supervisors zugeordnet. Ihm stehen spezielle Funktionen und Oberflächen zur Verfügung, die der Überwachung und Steuerung von Workflows dienen. Wichtige Bestandteile dafür sind ein Statuskonzept und das Bearbeitungstracking für Workflows.

[Übersicht über Workflowschritte, deren Status und Visualisierung von Terminproblemen]Übersicht über Workflowschritte, deren Status und Visualisierung von Terminproblemen

Jeder Workflow hat einen Status, der u.a. zur Erhöhung der Übersichtlichkeit beiträgt. Wird ein neuer Workflow angelegt, ist der Status der einzelnen Schritte zunächst initial. Während der Bearbeitung nimmt ein Workflowschritt verschiedene Eigenschaften an. Diese werden sowohl semantisch als auch grafisch dargestellt. Weiterhin können jedem Workflowschritt zeitliche Restriktionen auferlegt werden. Drohen diese überschritten zu werden oder sind sie bereits überschritten, zeigen automatische Signale und Konfliktsymbole diese Verspätungen an. In übersichtlicher Art und Weise ist der Workflowmanager so jeder Zeit über den Status aller Workflows informiert.

[Änderungen des Bestandes]Änderungen des Bestandes

Mehrere Analysen unterstützen den Workflowmanager in seiner Überwachungsfunktion. Dazu gehört die Auswertung der Bestandentwicklung, um beispielsweise negative Trends zu erkennbar zu machen oder bedenkliche Bestände offener Workflows zu visualisieren. Die Detaillierungsgrade der Darstellung können hierbei individuell gestaltet werden.

[Leistungsvisualisierung von Nutzergruppen nach verschiedenen Kriterien]Leistungsvisualisierung von Nutzergruppen nach verschiedenen Kriterien

Eine Matrix aus Nutzergruppen und Performancekriterien soll dem Workflowmanager einen schnellen Überblick über Engpässe ermöglichen. Mit justierbaren Gewichtungen können die Einzelkriterien zu einem Indikator zusammengefasst werden um die Ergebnisse zu aggregieren. Flaschenhälse können nun identifiziert und Gegenmaßnahmen getroffen werden.

[Liste der dringlichsten Workflows]Liste der dringlichsten Workflows

Für einen schnellen Überblick über die dringendsten Probleme steht dem Workflowmanager eine Toplist-Funktion zur Verfügung. Diese kann nach verschiedenen, individuell konfigurierbaren Kriterien aufgebaut und sortiert werden.

[Bubblechart mit Visualisierung der Arbeitslast verschiedener Nutzergruppen]Bubblechart mit Visualisierung der Arbeitslast verschiedener Nutzergruppen

Einen schnellen Überblick über den aktuellen Workflowbestand geben verschiedene Diagramme. Hier im Beispiel eine grafische Aufbereitung der Arbeitslast bezogen auf Nutzergruppen und die Aufteilung des Bestandes hinsichtlich der Priorisierung. Art, Beschaffenheit und Detaillierungsgrad der Diagramme können verändert und kundenindividuell angepasst werden, so dass jeder Anforderung bestmöglich nachgekommen werden kann.

[Diagramm der Anteile unterschiedlicher Workflowprioritäten]Diagramm der Anteile unterschiedlicher Workflowprioritäten

Benachrichtigungskonzept

Vordefinierte Events können Benachrichtigungen an Personen oder Personengruppen auslösen. Mittels verschiedener Nachrichtentypen (z.B. E-Mail) werden so z.B. die Prozessverantwortlichen nachfolgender Bearbeitungsschritte automatisch vom Zugang neuer Aufgaben in ihren Arbeitsvorrat in Kenntnis gesetzt. Die Verwendung von Platzhaltern im Text und der Betreffzeile erlaubt das dynamische Auffüllen der Textvorlagen durch konkrete Objektinhalte.