Workflowbasierte Stammdatenpflege

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ORSOFT Master Data Workflow (MDW) ist ein SAP Add-On zur workflowbasierten, qualitätsgesicherten Stammdatenpflege im SAP ERP / SAP S/4HANA. Das Produkt ORSOFT MDW verfolgt das Ziel, den Prozess der Datenerfassung, Validierung, Prüfung und Freigabe bis hin zu Erzeugung des finalen Objektes in SAP zu unterstützen und zu steuern. Dabei stehen fachliche und technische Schwerpunkte im Mittelpunkt.

[Typischer Stammdatenmanager-Arbeitsplatz]Typischer Stammdatenmanager-Arbeitsplatz

Bei der Pflege von Stammdaten sind oft mehrere Mitarbeiter parallel damit befasst, z.B. einen Materialstamm oder einen Arbeitsplan zu pflegen, zu prüfen und freizugeben. In solchen Fällen benötigt man ein Softwareprodukt, mit dessen Hilfe der Prozess der parallelen Arbeit organisiert und überwacht werden kann. ORSOFT Master Data Workflow stützt diese Aufgabe.

Dazu werden für ausgewählte Stammdatentypen Musterworkflows mit Verzweigungen und Zusammenführungen angelegt. Anhand dieser Musterworkflows kann ein Supervisor einen konkreten Workflow initiieren. Daraus abgeleitet werden die Arbeitsvorräte für die beteiligten Mitarbeiter mit Masken, in die die Mitarbeiter, die von ihnen zu pflegenden Informationen eintragen und Terminvorgaben für die Erledigung dieser Aufgabe gefüllt. Damit haben die Mitarbeiter einen Überblick darüber, welche Aufgaben sie bis wann erledigen müssen. Der Supervisor hat permanent einen Überblick über den Erfüllungsstand. Demzufolge kann er Einfluss bei Verspätungen nehmen und somit die rechtzeitige Bereitstellung der Stammdaten sichern.

ORSOFT Master Data Workflow ist als SAP ERP / SAP S/4HANA Add-On konfiguriert. Es nutzt die SAP Infrastruktur und das SAP Berechtigungskonzept. Alle Prüfregeln des SAP ERP / SAP S/4HANA für Stammdaten werden bei Bedarf beachtet, eigene Prüfregeln können zugefügt werden. Demzufolge ist das Produkt gut geeignet, wenn die Pflege der Stammdaten in Filialen in Ländern erfolgt, in denen abweichende Regeln und gesetzliche Bestimmungen gelten.

Die Software ermöglicht die Speicherung vorläufiger, simulierter oder noch unvollständig gepflegter Stammdaten innerhalb des SAP ERP / SAP S/4HANA ohne dass die normalen SAP Prozesse gestört werden. Besonders interessant ist es für Nutzer, auch Metainformationen (also Informationen, die zur Pflege der Stammdaten erforderlich sind, aber nicht Bestandteil der SAP Objekte sind) für alle anderen Nutzer zugänglich zu speichern. So gehört z.B. die Information, wie groß die Bestellmenge für ein Material beim ersten Kunden ist zwar nicht in den Materialstamm, wird aber von den Mitarbeitern benötigt, die die Controlling Informationen zu bearbeiten haben.

Die Lösung ist seit 2010 erhältlich, wird z.B. von der Firma Danone weltweit als Konzernstandard eingesetzt und von Danone und anderen Firmen mit ca. 4.000 Nutzern (Stand 2014) zur Verbesserung ihrer Arbeit täglich verwendet.

Verschiedene Branchen: Ähnliche Ziele

Besonders für Industrien, in denen häufig neue Stammdaten angelegt werden oder bestehende Stammdaten modifiziert werden müssen, wie Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie, Milchwirtschaft und High Tech, amortisiert sich die Lösung ORSOFT Master Data Workflow oft innerhalb von Monaten allein über die Zeitersparnis.

Komfortable und effiziente Stammdatenpflege

ORSOFT Master Data Workflow vereinfacht die Pflege der Daten durch die Nutzung individuell definierbarer Workflow-Templates und Dialoge. Diese beinhalten die übersichtliche Darstellung von inhaltlich zusammengehörenden Daten, auch über die Zugehörigkeit zu einzelnen Objekten hinweg, sowie automatisierte Vorschläge für Feldinhalte. Auf diese Weise werden Fehleingaben vermieden und wichtige, für die Pflege notwendige Informationen sind auf einen Blick ersichtlich.

Mehr Qualität und kürzere Bearbeitungszeiten durch Workflows

ORSOFT Master Data Workflow unterstützt die Nutzerführung in Form von Workflows mit automatisierten Benachrichtigungen der Nutzer in den involvierten Abteilungen. Dadurch werden schnellere Durchlaufzeiten sowie eine höhere Transparenz des gesamten Geschäftsprozesses sichergestellt. Die Definition individueller, nutzer- und rollenspezifischer Workflows ist sehr einfach und nutzerfreundlich möglich. Dabei können Abläufe mit Zwangsführung oder alternativ mit Benachrichtigungen und Warnungen implementiert werden.

Verteilte Pflege von Stammdaten hervorragend organisiert

ORSOFT Master Data Workflow eignet sich insbesondere auch für den Einsatz in großen Unternehmen, in denen mehrere Teams mit der Pflege von Stammdaten befasst sind. Speziell diese dezentral organisierten Pflegeprozesse werden durch ein leistungsfähiges Benachrichtigungsmanagement weniger aufwändig, transparenter und planbar. Dies resultiert aus umfangreichen Analysefunktionen zum Fortschritt und zum voraussichtlichen Abschluss der Pflegeprozesse.