Kollaboratives und modulübergreifendes Arbeiten mit SAP ERP / SAP S/4HANA

Prozesse in SAP ERP / SAP S/4HANA erleichtern, steuern und bewerten

Bei der Implementierung von Arbeitsabläufen in SAP ERP oder SAP S/4HANA müssen Nutzer unterschiedliche Masken in einer bestimmten Reihenfolge ausfüllen und Daten in verschiedenen Modulen pflegen. Mit dem SAP Business Workflow (BC-BMT-WFM) und insbesondere dem SAP Workflow Builder stehen bereits leistungsfähige SAP-„Bordmittel“ dafür zur Verfügung.

Diese SAP-Mittel bilden jedoch nur eine Integrationsschicht "oberhalb" der betriebswirtschaftlichen Standardfunktionen und verwenden ausschließlich die existierenden Transaktionen, Funktionsbausteine und Reports.

Will man jedoch Daten, die typischerweise in unterschiedlichen SAP Transaktionen erfasst werden, in einer gemeinsamen Maske erfassen, bietet sich ORSOFT Workflow an. Hier können beliebige sinnvolle Zusammenstellungen von Daten aus unterschiedlichen Modulen definiert werden. Dabei können manche Daten im Moment der Erfassung weiterer Daten einfach nur angezeigt werden, um z.B. die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Weiter ist es möglich, simulierte Objekte zu definieren, welche ihre Daten außerhalb der originalen SAP-Objekte, jedoch in einer vergleichbaren Struktur innerhalb des SAP ERP / SAP S/4HANA Systems auf der Datenbank im eigenen Namensraum speichern. Gerade bei Prozessen, die mit einem hohen Prozentsatz abgebrochen werden, vermeidet dieses Vorgehen „Datenmüll“ im System. Erst wenn alle Daten erfasst und geprüft sind, werden automatisch im Hintergrund die verschiedenen SAP-Transaktionen befüllt*. Dabei wird das Berechtigungskonzept eingehalten.

Verwendung und Nutzen

Bei ORSOFT Workflows können die verschiedensten Prozesse modelliert, Abhängigkeiten und Zwangsführung abgebildet werden. Vor allem auch kooperative Abläufe über Abteilungsgrenzen und SAP ERP / SAP S/4HANA Module hinweg werden so geführt und bzgl. der Terminerfüllung überwacht. Durch Benachrichtigungen per E-Mail an Kollegen, die die Weiterbearbeitung übernehmen können und sollen, werden Pufferzeiten minimiert.

Ein Konfigurator beim Kunden definiert die Abläufe, und die Dialoge können durch den Nutzer komfortabel befüllt werden. Der Workflowmanager hingegen sieht den Arbeitsfortschritt und erhält transparente Auswertungen bzgl. Verzögerungen und deren Konsequenzen.

Durch die Nutzung von ORSOFT Workflows werden der Pflegeaufwand durch einfache Bedienbarkeit und Vermeiden komplexer SAP-Transaktionen vermindert und eine hohe Datenqualität durch vielfältige Qualitätssicherungsmechanismen gesichert. Die Lösung kann schnell durch Einspielen eines Transportauftrags und Installation einer Windows-basierten Software eingeführt werden. Am SAP ERP oder SAP S/4HANA selbst sind keine Änderungen nötig.

Beispiele

Es ist dem Anwender möglich mit der Lösung verschiedenste Arbeitsprozesse zu modellieren und zu bearbeiten – sei es das Hausanschlusswesen in der Energie- und Wasserwirtschaft oder Freigabe- und Genehmigungsprozesse bei Anlagenbauern. In der nachfolgenden Grafik ist ein beispielhafter Prozess visualisiert. In diesem Workflow werden terminüberwacht über die Phasen hinweg Informationen gesammelt und lokal gespeichert. Erst im Freigabeschritt werden die Daten in die verschiedenen SAP Objekte aus unterschiedlichen Modulen übertragen*.

[Schema eines Workflows] Schema eines Workflows

Im zweiten Beispiel ist ein in ORSOFT Workflows modellierter Iterationsprozess zu sehen. Der Entwicklungsprozess eines Produktes durchläuft sequentiell die Phasen Initialisierung, Zeichnung, Konstruktion und Test, bevor er abschließend in die Produktion geht. In allen Phasen werden Daten eingetragen bzw. auch Dokumente als Anhänge gespeichert. Erst wenn alle Daten von den unterschiedlichen Abteilungen erfasst wurden und vollständig vorliegen, werden die Folgeprozesse freigegeben*.

[Abstrahierter Freigabeprozess in der Produktion ohne Stammdatensynchronisation] Abstrahierter Freigabeprozess in der Produktion ohne Stammdatensynchronisation

* Integration in SAP ERP / SAP S/4HANA für Objekte aus dem Bereich der Produktionslogistik verfügbar, für weitere Bereiche können sie im Zuge eines Projekts entwickelt werden.